Введение в программное обеспечение для планирования встреч

Когда бизнес растёт, на вашем календаре появляется всё больше встреч и приёмов. Если у вас ограниченные ресурсы и нельзя нанять помощника, то значительная часть времени уходит на координацию встреч через электронную почту и телефонные звонки. Это отвлекает от основной деятельности, которая способствует развитию компании.

Проблема становится особенно острой, когда ваша команда продаж работает хорошо, но организация встреч нескольких людей превращается в сложный процесс. Двойные бронирования, пересекающиеся встречи и путаница в расписании — всё это замедляет работу.

Решением является программное обеспечение для планирования встреч. Такой инструмент позволяет клиентам, партнёрам и коллегам самостоятельно забронировать встречу через интернет вместо того, чтобы обмениваться письмами или звонить вам.

Что искать в приложении для планирования встреч

Хорошее приложение для управления встречами должно соответствовать определённым критериям:

• Интеграция с существующими календарями (Google Calendar, Outlook, Office 365);
• Возможность поделиться расписанием через встроенную ссылку или электронную почту;
• Автоматическое обновление всех календарей при бронировании встречи;
• Отправка напоминаний по электронной почте и SMS;
• Синхронизация с вашей системой управления контактами;
• Возможность подключения к вашему веб-сайту или социальным сетям.

Сверх этих базовых функций выбирайте инструмент, который соответствует специфике вашей деятельности. Рассмотрим 10 лучших вариантов для планирования встреч.

1. Calendar — простота и интеллект

Calendar — это интуитивное приложение для планирования и управления временем. Вы легко можете поделиться своим календарём через встроенную ссылку или по электронной почте, после чего другой человек выбирает удобное время для встречи.

Система использует машинное обучение и автоматически рекомендует лучшее время и место встречи на основе прошлой активности и ваших местоположений. Все изменения происходят в реальном времени и автоматически обновляются.

Приложение предлагает просмотр расписания на неделю в виде карты, что помогает спланировать встречи в самых удобных местах. Вы можете добавлять события вручную через приложение, голосовые команды или другие удобные для вас способы.

2. Appointment Plus — масштабируемое решение

Appointment Plus — это облачный инструмент планирования встреч для организаций любого размера. Преимущество в том, что решение растёт вместе с вашей компанией благодаря различным тарифным планам и мощному API.

Система автоматизирует процесс бронирования, позволяя людям записываться на встречи круглосуточно через веб-сайт или мобильное приложение. Встречи синхронизируются с Microsoft Outlook и Google Calendar, а автоматические напоминания по SMS и электронной почте гарантируют, что никто не забудет о назначенном времени.

Стоимость планов начинается с $49 в месяц.

3. SimplyBook.me — персализация и гибкость

SimplyBook.me позволяет создать специальную страницу бронирования, которую можно разместить на вашем сайте или в Facebook. При каждом бронировании участники встречи получают напоминания по SMS и электронной почте.

Платформа масштабируема и включает функции для управления классами и подписками на услуги. Если необходимо, вы можете нанять личного ассистента через сервис iBob.

Базовая версия бесплатна, но премиум-планы доступны для тех, кто превышает 50 бронирований в месяц.

4. Acuity Scheduling — полнофункциональный инструмент

Как и большинство инструментов планирования, Acuity позволяет людям видеть вашу доступность в реальном времени и самостоятельно бронировать встречи. Это исключает времязатратную переписку туда-сюда.

При бронировании новой встречи вы получаете SMS и текстовые напоминания, а событие автоматически добавляется в Google, Outlook, iCloud или Office 365.

Для сферы услуг Acuity предлагает возможность принимать платежи и чаевые через Stripe, Square, PayPal, Braintree и Authorize.net.

Бесплатный план подходит для индивидуальных предпринимателей, но продвинутые функции требуют платную подписку, начиная с $15 в месяц.

5. 10to8 — расширенные возможности

10to8 включает стандартные функции: онлайн-бронирование, перенос и отмену встреч, автоматические напоминания и синхронизацию календарей.

Но приложение предлагает и дополнительные функции, которые делают его выдающимся:

• Бронирование переговорных комнат;
• Двусторонний чат с клиентами;
• Автоматические анкеты для сбора информации перед встречей;
• Приём онлайн-платежей;
• Просмотр дневного расписания.

10to8 бесплатен для малого бизнеса, месячные планы начинаются с $9.6.

6. Appointy — социальные сети в фокусе

Appointy — отличный выбор, если ваша деятельность в большей степени сосредоточена на социальных сетях, чем на корпоративном сайте. Платформа позволяет людям бронировать встречи прямо из Facebook и других социальных сетей.

Вы можете использовать Appointy для непрерывного бронирования услуг, создания повторяющихся событий, просмотра истории клиентов и приёма платежей.

Бесплатный план позволяет делать неограниченные бронирования для пяти услуг, интеграция с email-маркетингом доступна за $19.99 в месяц.

7. FlexBooker — быстрое внедрение

FlexBooker позволяет клиентам планировать встречи на смартфонах и компьютерах с автоматическими напоминаниями.

Уникальность инструмента в том, что виджет бронирования легко устанавливается на любой сайт за несколько секунд. Цветной календарь помогает быстро ориентироваться в расписании. Полезная функция — ежедневный отчёт, суммирующий все бронирования и отмены за последние 24 часа.

FlexBooker полностью настраивается и интегрируется с Google Calendar, Outlook, Office 365 и Apple Calendar.

После 30-дневного бесплатного пробного периода стоимость начинается с $29 в месяц.

8. vCita — многофункциональное решение

Помимо стандартных функций планирования, vCita позволяет посетителям вашего сайта запросить звонок, демонстрацию или встречу с вашими специалистами. Дополнительные функции включают управление календарём и контактами, email-маркетинг и обработку онлайн-платежей.

Базовая версия бесплатна, но для большего функционала нужно выбрать план от $29 в месяц.

9. Setmore — простота и эффективность

Setmore — популярный инструмент планирования встреч, и неспроста. Он прост, понятен и совершенно бесплатен. Зарегистрируйтесь, и у вас уже будет публичная страница бронирования с автоматическими уведомлениями и напоминаниями.

Если этого недостаточно, можно перейти на премиум-план за $25 в месяц, который позволяет принимать больше встреч и обрабатывать платежи через Square. Также доступна опция живого бронирования за $89 в месяц.

10. TimeTrade — интеллектуальное согласование

TimeTrade позволяет клиентам бронировать встречи через мобильное приложение, голос, текст, веб-сайт или приложение для клиентов 24/7.

Фирменная технология Smart Matching согласует каждую встречу с нужным человеком и ресурсами на основе компетенций, темы, времени и местоположения.

Уникальная функция — омниканальное присутствие организации. Это означает, что TimeTrade может привлекать людей из социальных каналов и побуждать их записываться на встречу с вами.

Сравнение инструментов

Каждый из представленных инструментов имеет свои достоинства. Вот краткое сравнение:

Для малого бизнеса: Setmore, Calendar и 10to8 предлагают бесплатные или дешёвые варианты.

Для социальных сетей: Appointy и TimeTrade особенно хороши для интеграции с Facebook и другими платформами.

Для приёма платежей: Acuity Scheduling и 10to8 имеют встроенные системы обработки платежей.

Для больших команд: Appointment Plus и vCita предлагают расширенные функции управления и масштабирования.

Внедрение в вашу работу

После выбора подходящего приложения для планирования встреч следуйте этим шагам:

• Интегрируйте с существующим календарём;
• Создайте шаблоны встреч с описанием и требуемой продолжительностью;
• Разместите ссылку на бронирование на вашем сайте и в подписи электронной почты;
• Настройте автоматические напоминания;
• Протестируйте систему перед полным внедрением;
• Обучите команду использованию новой системы.

Заключение

Программное обеспечение для планирования встреч экономит время и снижает вероятность ошибок при организации встреч. Выбор инструмента зависит от размера вашей компании, специфики деятельности и бюджета. Большинство предложенных решений предлагают бесплатные пробные периоды или базовые планы, что позволяет протестировать их перед окончательным выбором.

FAQ — Часто задаваемые вопросы

Какое приложение для планирования встреч самое дешёвое?

Setmore и SimplyBook.me предлагают полностью бесплатные планы для малого количества встреч в месяц. Calendar и 10to8 также имеют бесплатные опции с базовыми функциями.

Работают ли эти инструменты с Google Calendar?

Да, практически все представленные инструменты интегрируются с Google Calendar, а также с Outlook и Office 365. Это гарантирует синхронизацию всех ваших встреч.

Могу ли я принимать платежи через приложение для планирования встреч?

Многие инструменты поддерживают приём платежей, включая Acuity Scheduling, 10to8, Appointy и vCita. Они работают с популярными платёжными системами такими как Stripe, Square и PayPal.

Какой инструмент лучше всего для профессиональных услуг?

Acuity Scheduling, vCita и SimplyBook.me особенно хороши для профессиональных услуг благодаря своим функциям управления клиентами, историей взаимодействий и системами платежей.

Можно ли настроить свой брендинг?

Большинство инструментов позволяют настраивать страницы бронирования под ваш брендинг. SimplyBook.me и FlexBooker известны особенно высокой степенью настройки.

Отправляют ли эти инструменты автоматические напоминания?

Да, все представленные инструменты отправляют автоматические напоминания по электронной почте и SMS. Это значительно снижает количество пропущенных встреч.

Какой инструмент лучше всего для команды продаж?

Appointment Plus, vCita и TimeTrade особенно хороши для команд продаж благодаря своим функциям распределения встреч, управления контактами и аналитике.